Sterbeurkunde, Todesbescheinigung, Registerausdruck: der Unterschied

Nach einem Todesfall kursieren drei Dokumente, die leicht verwechselt werden. Wer den Unterschied kennt, spart sich Wege.

Die Todesbescheinigung – umgangssprachlich Totenschein – stellt die Ärztin oder der Arzt nach der Leichenschau aus. Sie ist ein medizinisches Dokument und wird durch die Bestattungsgesetze der Bundesländer geregelt, nicht durch Bundesrecht. Sie ersetzt keine Sterbeurkunde, ist aber die Grundlage dafür: Ohne Todesbescheinigung nimmt das Standesamt die Anzeige nicht entgegen.

Die Sterbeurkunde ist eine Personenstandsurkunde und wird aus dem Sterberegister ausgestellt (§ 55 Abs. 1 Nr. 4 PStG). Ihr Inhalt ist in § 60 PStG festgelegt: Vornamen und Familienname der verstorbenen Person, Ort und Tag der Geburt, letzter Wohnsitz, Familienstand, Name des Ehegatten oder Lebenspartners sowie Sterbeort und Zeitpunkt des Todes. Sie ist das Dokument, das Rentenversicherung, Banken, Versicherungen und das Nachlassgericht sehen wollen.

Der beglaubigte Registerausdruck (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 PStG) gibt den kompletten Registereintrag wieder, einschließlich späterer Folgebeurkundungen und Hinweise. Manche Nachlassgerichte und ausländische Behörden verlangen ihn statt der Sterbeurkunde. Fragen Sie im Zweifel bei der Stelle nach, bevor Sie beim Standesamt bestellen.

Für viele Zwecke genügt außerdem eine einfache Kopie. Welche Stelle was verlangt, steht weiter unten in der Tabelle.

Wer die Sterbeurkunde beantragen darf und welches Standesamt zuständig ist

Antragsberechtigt sind nach § 62 Abs. 1 PStG die Personen, auf die sich der Registereintrag bezieht, sowie deren Ehegatten, Lebenspartner, Vorfahren und Abkömmlinge. Für einen Sterbefall heißt das konkret: Ehe- und Lebenspartner, Eltern und Großeltern, Kinder und Enkel. Antragsbefugt ist, wer über 16 Jahre alt ist.

Geschwister stehen nicht in dieser Aufzählung. Für sie genügt beim Sterberegister aber die Glaubhaftmachung eines berechtigten Interesses (§ 62 Abs. 1 Satz 2 PStG) – eine deutlich niedrigere Hürde als bei allen übrigen Personen, die ein rechtliches Interesse glaubhaft machen müssen, etwa Nichten und Neffen, Nachlasspfleger, Vermieter oder Versicherungen.

Zuständig ist das Standesamt des Sterbeorts, nicht des Wohnorts (§ 28 PStG). Das wird regelmäßig übersehen: Verstirbt jemand aus einem Dorf in der Uniklinik der nächsten Großstadt, beurkundet das Standesamt dieser Großstadt. Auch Jahre später bestellen Sie Ausfertigungen dort und nicht am Heimatort.

In der Regel müssen Sie selbst gar nicht zum Amt. Der Bestatter übernimmt die Anzeige und die Beschaffung der Urkunden im Auftrag der Angehörigen; dafür reicht meist eine formlose Vollmacht und die Übergabe der Originalpapiere. Viele Kommunen bieten die Nachbestellung inzwischen zusätzlich über ein Online-Formular an – die Urkunde kommt dann mit der Post, weil sie ein gesiegeltes Papierdokument ist.

Diese Unterlagen braucht das Standesamt

Welche Papiere gebraucht werden, hängt vor allem vom Familienstand der verstorbenen Person ab. Das Standesamt muss den Personenstand nachvollziehen können, deshalb reicht der Ausweis allein nicht.

Fehlt eine Urkunde, ist das kein Grund zur Panik. § 9 PStG lässt ausdrücklich zu, dass andere Urkunden als Beurkundungsgrundlage dienen, wenn die öffentlichen Urkunden nicht oder nur mit erheblichen Schwierigkeiten zu beschaffen sind. Notfalls nimmt die Standesbeamtin eine Versicherung an Eides statt ab. Sprechen Sie das Amt frühzeitig an, statt wochenlang nach einem Papier zu suchen.

Fristen und Bearbeitungsdauer

Die gesetzliche Frist betrifft die Anzeige des Sterbefalls, nicht die Urkunde: Der Tod muss dem zuständigen Standesamt spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag angezeigt werden (§ 28 PStG).

Anzeigepflichtig sind nach § 29 PStG in dieser Reihenfolge: jede Person, die mit der verstorbenen Person in häuslicher Gemeinschaft gelebt hat, dann die Person, in deren Wohnung sich der Sterbefall ereignet hat, dann jede andere Person, die beim Tod zugegen war oder davon aus eigenem Wissen weiß. Eine Pflicht trifft Sie nur, wenn die in der Reihenfolge früher genannte Person nicht vorhanden oder verhindert ist. Bei Sterbefällen in Krankenhäusern, Alten- und Pflegeheimen zeigt die Einrichtung den Fall schriftlich an (§ 30 Abs. 1 PStG) – Angehörige müssen dann nichts veranlassen.

Eine Einschränkung, die viele Ratgeber unterschlagen: Findet über den Tod eine amtliche Ermittlung statt, etwa bei ungeklärter Todesursache oder nach einem Unfall, wird der Sterbefall erst auf schriftliche Anzeige der zuständigen Behörde eingetragen (§ 30 Abs. 3 PStG). Bis die Staatsanwaltschaft den Leichnam freigibt und die Anzeige erstattet, können mehrere Tage bis Wochen vergehen. In dieser Zeit gibt es keine Sterbeurkunde, und die Bestattung verzögert sich entsprechend.

Ist die Beurkundung erfolgt, liegen die Ausfertigungen im Normalfall innerhalb von ein bis sieben Werktagen vor (Stand September 2026, je nach Auslastung des Standesamts). Zum Begriff „Werktag“ kursieren unterschiedliche Angaben: Werktage sind alle Tage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen, der Samstag zählt also grundsätzlich mit. Weil die Anzeige praktisch immer der Bestatter oder die Einrichtung übernimmt, spielt diese Feinheit für Angehörige selten eine Rolle.

Wie viele Sterbeurkunden brauchen Sie wirklich?

An dieser Stelle steht in fast jedem Ratgeber dieselbe Empfehlung: „Bestellen Sie zehn bis fünfzehn Ausfertigungen.“ Das ist bequem geraten und in den meisten Fällen zu viel. Drei Punkte sprechen dagegen: Viele Stellen geben sich mit einer einfachen Kopie zufrieden. Für Zwecke der gesetzlichen Sozialversicherung sind die Urkunden ohnehin gebührenfrei, zählen also nicht gegen Ihr Budget. Und nachbestellen können Sie jederzeit, solange das Sterberegister geführt wird.

Sinnvoller ist, die Empfänger einmal durchzuzählen. Die folgende Übersicht bildet die übliche Praxis ab; im Einzelfall entscheidet die Stelle, die die Urkunde verlangt.

Für einen durchschnittlichen Haushalt landen Sie damit bei etwa fünf bis sieben Ausfertigungen plus einigen Kopien. Haben Sie mehrere Versicherungsverträge, Immobilien oder Konten bei verschiedenen Instituten, kalkulieren Sie großzügiger – gleichzeitig bestellte Exemplare sind deutlich günstiger als eine spätere Einzelnachbestellung.

Was eine Sterbeurkunde kostet

Die Gebühren regeln die Länder und Kommunen in ihren Gebührenordnungen und -satzungen, nicht der Bund. Es gibt daher keinen bundeseinheitlichen Preis, sondern eine Spanne.

Stand September 2026 kostet die erste Ausfertigung überwiegend zwischen 10 und 15 Euro. Jede gleichzeitig mitbestellte weitere Ausfertigung liegt meist bei 5 bis 8 Euro. Ein beglaubigter Registerausdruck ist in der Regel etwas teurer als die Sterbeurkunde. Die genaue Gebühr nennt Ihnen das zuständige Standesamt; ein Blick in die kommunale Gebührensatzung lohnt sich, wenn Sie viele Exemplare brauchen.

Gebührenfrei sind Urkunden, die für Zwecke der Sozialversicherung erforderlich werden. Rechtsgrundlage ist § 64 Abs. 2 SGB X: Geschäfte und Verhandlungen, die aus Anlass der Beantragung oder Erbringung einer Sozialleistung nötig werden, sind kostenfrei, und von Beurkundungs- und Beglaubigungskosten befreit sind unter anderem Urkunden, die in der Sozialversicherung zur Abwicklung der Rechtsverhältnisse zwischen Versicherungsträgern und Hinterbliebenen gebraucht werden. Das betrifft typischerweise Rentenversicherung, Krankenkasse, Sozialhilfe und Grundsicherung. Sagen Sie beim Standesamt ausdrücklich, wofür Sie die Urkunden brauchen – die Befreiung wird nicht automatisch gewährt, sondern muss angegeben werden.

Beauftragen Sie den Bestatter, legt er die Gebühren aus und stellt sie Ihnen weiter. Manche Häuser berechnen dafür zusätzlich eine Servicepauschale. Diese Position sollte in der Kostenaufstellung getrennt ausgewiesen sein; wie Sie ein Angebot systematisch prüfen, lesen Sie im Beitrag zu den Bestattungskosten. Wenn die Finanzierung der Bestattung insgesamt unklar ist, hilft die Übersicht zur Sozialbestattung weiter.

Sonderfälle: Ausland, mehrsprachige Urkunde, Verlust

Todesfall im Ausland

Verstirbt ein Deutscher im Ausland, beurkundet zunächst der Sterbeort nach dortigem Recht. Auf Antrag kann der Sterbefall zusätzlich im deutschen Sterberegister beurkundet werden (§ 36 Abs. 1 PStG). Antragsberechtigt sind Eltern, Kinder und der Ehegatte oder Lebenspartner der verstorbenen Person sowie jede andere Person mit rechtlichem Interesse. Danach erhalten Sie eine deutsche Sterbeurkunde, was den Umgang mit Versicherungen, Rentenversicherung und Nachlassgericht spürbar vereinfacht.

Mehrsprachige Sterbeurkunde

Soll die Urkunde im Ausland verwendet werden, fragen Sie nach der mehrsprachigen Ausfertigung nach dem CIEC-Übereinkommen Nr. 16 vom 8. September 1976 (Formel C). Sie wird in den Vertragsstaaten – darunter Österreich, die Schweiz, Frankreich, Italien, Spanien, Polen, die Niederlande und die Türkei – ohne Übersetzung und ohne zusätzliche Beglaubigung anerkannt. Für Staaten außerhalb des Übereinkommens brauchen Sie stattdessen eine Apostille oder Legalisation.

Urkunde verloren

Eine verlorene Sterbeurkunde ersetzt dasselbe Standesamt, das sie ausgestellt hat. Sterberegister werden 30 Jahre fortgeführt (§ 5 Abs. 5 Nr. 3 PStG); danach gehen die Einträge ins zuständige Archiv über, und die Auskunft richtet sich nach Archivrecht. Praktisch heißt das: Innerhalb von 30 Jahren ist die Nachbestellung eine Formalie, danach wird es aufwendiger.

Dieser Beitrag gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Gebühren, Zuständigkeiten und die Anforderungen einzelner Stellen können sich ändern und regional abweichen. Die zitierten Vorschriften finden Sie im Volltext beim Personenstandsgesetz und im § 64 SGB X.

Häufige Fragen zur Sterbeurkunde

Was nach der Sterbeurkunde ansteht

Mit den Ausfertigungen in der Hand beginnt der zweite Teil der Formalitäten: Renten- und Versicherungsanträge, Kündigungen, Nachlass. Die zeitliche Reihenfolge und die wichtigsten Fristen finden Sie in der Checkliste für die ersten Stunden und Tage. Berufstätige Angehörige sollten außerdem den Anspruch auf Sonderurlaub prüfen, bevor sie Urlaubstage aufbrauchen. Wenn Sie noch keinen Bestatter beauftragt haben, können Sie Bestatter in Ihrer Region vergleichen.